Verwaltungsdigitalisierung an der Viadrina: Prozessdarstellung mit „Bpanda“

Spätestens durch die Corona-Krise hat sich gezeigt, wie notwendig die Digitalisierung ist – nicht nur im Bereich der Lehre, sondern auch in der Verwaltung ist sie eine große Herausforderung. Hier laufen viele Prozesse noch klassisch in Papierform, dass Potenzial das sich durch die Digitalisierung bietet ist also sehr hoch. Dem Thema hat sich die Viadrina seit dem vergangenen Jahr intensiv angenommen. Ein zentraler Punkt der aktuell laufenden Verwaltungsdigitalisierung ist das Dokumenten Management System (DMS). Es besteht aus verschiedenen Teilprogrammen, die wir Ihnen nach und nach in der ViadrINFO vorstellen werden. Heute: Prozessdarstellung mit Bpanda.

Um die vielen Verwaltungs-Prozesse mit unterschiedlichen Beteiligten digitalisieren zu können, müssen sie zunächst genau erfasst und dargestellt werden. Eine einheitliche Prozessdarstellung bietet den Vorteil, dass Prozesse miteinander vergleichbar werden und auch auf ihre Effektivität hin überprüft werden können. Zum anderen können sie für andere Bereiche transparent gemacht werden.

Seit Dezember 2020 gibt es für die Prozessdarstellung an der Viadrina das Programm Bpanda. Für die Nutzung ist keine Installation notwendig und es auch von zu Hause verwendet werden. Ein weiter Vorteil: Die Prozessdarstellung kann kooperativ erfolgen, das heißt alle Prozessbeteiligten können im Team an einer Prozessdarstellung arbeiten, so fließen alle Informationen zeitnah mit ein.

In einem ersten Schritt wird aktuell die Drittmittelanzeige in Bpanda dargestellt. Dieser komplexe Vorgang ist dadurch digital dargestellt. In einem nächsten Schritt wird die Papierform auf ein digitales Antragsformular umgestellt. Das wird mit dem Programm FormCycle umgesetzt, welches wir Ihnen in der nächsten ViadrINFO vorstellen.

Wenn Sie Interesse an der Prozessdarstellungssoftware Bpanda haben, wenden Sie sich gern an die Koordinatorin für die Digitalisierung der Verwaltung. Isabelle Blume: blume@europa-uni.de

(Isabelle Blume)