Neue Richtlinie zum Versand von Rundmails und zur Nutzung des neuen Tools zur Bereitstellung von internen E-Mail-Verteilern

Das Präsidium hat eine neue „Richtlinie zur Nutzung von internen E-Mail-Verteilern und dem Versand von Rundmails“ verabschiedet. Diese trägt zur weiteren Strukturierung der zentralen internen Kommunikation an der Viadrina bei: Denn neben der Webseite und Newslettern ist die Rundmail der wichtigste Kanal, um Beschäftigte und Studierende schnell und verbindlich zu erreichen, vor allem im Krisenfall und bei für die Viadrina besonders relevanten Themen.

Die Richtlinie soll Ihnen die Arbeit erleichtern und Wege aufzeigen, wie Sie Ihre für die gesamte Hochschule relevanten Informationen und Themen verbreiten können. Wenn Sie ein Thema an alle Universitätsangehörigen, alle Beschäftigten oder alle Studierenden kommunizieren wollen, wenden Sie sich bitte an die Abteilung für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, die die zentrale interne Kommunikation koordiniert. Diese wird gemeinsam mit Ihnen entscheiden, welcher Kanal zur Verbreitung Ihrer Information am besten geeignet ist.

Um übermäßig viele Rundmails zu vermeiden, sieht die Richtlinie vor, dass Rundmails an alle Universitätsangehörigen, Beschäftigten oder Studierenden nur versandt werden sollen, wenn es sich um Informationen handelt, die gesamtuniversitär bedeutsam sind oder die Kommunikation im Krisenfall betreffen.

Seit Anfang 2020 erhalten alle Beschäftigten den Newsletter ViadrINFO regelmäßig direkt in ihr E-Mail-Postfach. Die Hochschulleitung nutzt diesen Newsletter als vorrangiges Informationsmedium für wichtige Mitteilungen und zu beachtende Neuregelungen sowie Neuigkeiten aus der gesamten Universität. Wir bitten Sie daher, sich stets dort zu informieren.

Ältere Ausgaben sind langfristig abrufbar unter: www.europa-uni.de/viadrinfo (Viadrina-intern). Wenn Sie Themen für die ViadrINFO haben, senden Sie diese bitte an viadrinfo@europa-uni.de.

Die Richtlinie regelt auch die neu geschaffene Möglichkeit für bestimmte Personen, mithilfe eines Online-Tools eigenständig dezentrale E-Mail-Verteiler für die jeweiligen Zuständigkeitsbereiche zu erstellen. Das soll die interne Kommunikation innerhalb der Einheiten vereinfachen. Dezentrale Teilverteiler können z. B. für Newsletter an Lehrende, die Informationsweiterleitung innerhalb von Fakultäten oder für Informationen an Erstsemesterstudierende genutzt werden. Wichtig zu wissen: Ihre bisherigen, eigenständig erstellten Verteiler können Sie natürlich weiterhin nutzen. Dieser Teil der Richtlinie ist als Service und Arbeitserleichterung zu verstehen. Die Abteilung für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit wird in den nächsten Wochen auf die Abteilungen und Akteure, die Zugriffsberechtigungen auf das Online-Tool zur Erstellung von dezentralen E-Mail-Verteilern erhalten können, zukommen und die neuen Möglichkeiten erläutern.

Die Richtlinie inklusive der neu geschaffenen Möglichkeit zur Erstellung von E-Mail-Verteilern ist nach der Reform des Newsletters ViadrINFO der zweite Schritt im Prozess einer kontinuierlichen Verbesserung der Strukturen der zentralen internen Kommunikation, um Beschäftigte zuverlässig über aktuelle Themen aus der Universität zu informieren. In einem nächsten Schritt sollen die zentralen internen Webseiten erneuert und umstrukturiert werden.

(Prof. Dr. Julia von Blumenthal und Niels Helle-Meyer)