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Erweiterung der elektronischen Schließanlage in den Gebäuden AM, GD, HG und AB

Logenhaus, Facewall-Gebäude und das Gebäude in der Großen Scharrnstraße 23a sind bereits mit einer elektronischen Schließanlage ausgestattet – nun folgen das Audimax-Gebäude (AM), Gräfin-Dönhoff-Gebäude (GD), Hauptgebäude (HG) und einzelne Türen in der August-Bebel-Straße (AB). Im AM wurde in der vergangenen Woche bereits mit dem Umbau begonnen. GD und AB folgen vom 12. bis 16. Dezember, im Hauptgebäude wird im Zeitraum vom 16. bis 27. Januar auf das elektronische Schließsystem umgerüstet.

Mit der Maßnahme werden die bisher unterschiedlichen Schließsysteme der Viadrina-Gebäude vereinheitlicht. (Neue) Mitarbeitende können einfacher und schneller Zutrittsberechtigungen für die vorgesehenen Bereiche erhalten; Lehrende erhalten Zutritt zu den Lehrräumen, ohne sich Schlüssel über den Wachschutz zu besorgen. Zudem wird die Sicherheit bei Verlust eines Zutrittsmittels deutlich erhöht. Insgesamt können die Prozesse im Dezernat IV im Zusammenhang mit der Schlüsselverwaltung und dem Öffnen und Verschließen von Lehrräumen deutlich effizienter gestaltet werden.

Der Zugang zu den Gebäuden, Büro- und Seminarräumen sowie Teeküchen erfolgt nach der Umstellung mit den Mitarbeitenden- bzw. Studierendenausweisen und teilweise mit Transpondern oder Schlüsselkarten. Was das für Sie bedeutet und was sie im Vorfeld beachten müssen, lesen Sie in den folgenden Fragen und Antworten. Dinge, die Sie besonders beachten sollten, sind blau hervorgehoben.

Schliessanlage-600px

Fragen und Antworten

1. Wo erfolgt die Umrüstung auf eine elektronische Schließanlage?

Die Umrüstung erfolgt im:

  • Audimax-Gebäude (AM)
  • Gräfin-Dönhoff-Gebäude (GD)
  • Hauptgebäude (HG)
  • teilweise Seminargebäude August-Bebel-Straße (AB)

2. Was wird umgerüstet?

in AM, GD, HG:

  • alle Außentüren
  • alle Büroräume
  • alle Lehrräume
  • alle Teeküchen
  • alle technischen Räume

in der AB:

  • alle Außentüren, Teeküchen

3. Wann erfolgt die Umrüstung?

Im Dezember 2022 und Januar 2023:

  • AM: seit dem 30.11.2022
  • GD, AB: 12.12. -16.12.2022
  • HG: 16.01.-27.01.2023

4. Welches Zutrittsmittel benötige ich, um künftig die elektronischen Schlösser bedienen zu können?

Zutrittsmittel (elektronischer Schlüssel) ist der Dienstausweis.

Dienstausweis-190px Bitte prüfen Sie, ob Sie im Besitz der aktuellsten Version des Ausweises (ausgestellt ab September 2019; mit buntem Piktogramm des GD auf der Rückseite – siehe Bild) sind.
Falls das nicht der Fall ist, bestellen Sie im Personaldezernat unter zeiterfassung@europa-uni.de eine neue Karte.

In einzelnen Fällen ist auch die Nutzung eines Transponders als elektronischer Schlüssel möglich. Die Ausgabe von Transpondern erfolgt nach Abstimmung mit Hardy Arnold (D IV). Mitarbeitende, welche bereits einen Transponder nutzen (z. B. UB) können diesen auch weiterhin einsetzen.

Zutrittsmittel für berechtigte Studierende (z.B. SHK/WHK) ist der aktuelle Studierendenausweis. Bei veralteten Ausweisen muss dies im Vorfeld bekanntgegeben werden; es wird dann eine Schlüsselkarte erstellt und herausgegeben.

5. Wie kommt die Schlüsselfunktion auf meinen Dienstausweis?
Auf dem Dienstausweis oder Studierendenausweis muss vor der Umstellung der Schließanlage einmalig die Schlüsselfunktion aktiviert werden.
Beschäftigte, bei denen die Funktion noch nicht aktiviert ist, können dies im Dezember dienstags von 13.00 bis 14.00 Uhr sowie donnerstags von 10.00 bis 11.00 Uhr im Raum AM 118 vornehmen lassen. Im Januar ist die Aktivierung dienstags von 13.00 bis 16.00 Uhr und donnerstags von 9.00 bis 12.00 Uhr möglich.

Nach der Aktivierung ist eine Aktualisierung des Ausweises über eines der Lesegeräte (siehe Bild) ausreichend.

Lesegeräte befinden sich im/am:

  • Logenhaus, links neben der Terrassentür
  • Eingang IKMZ-Gebäude
  • Eingang West- und Ostturm Seminargebäude AB
  • Haupt- und Personaleingang Gebäude Audimax
  • Eingang Große Scharrnstraße 23 a
  • Eingang Poststelle Hauptgebäude
  • sowie in Umsetzung: an der Pförtnerloge im HG

Lesegeraet_190px

Im Moment befindet sich noch in der Klärung, wie oft die Aktualisierung erfolgen muss. Hier erfolgt ergänzend eine zeitnahe Information.

6. Wo habe ich Zutritt?

Alle Beschäftigten haben Zutritt:

  • zu allen Universitätsgebäuden (außer Facewall-Gebäude)
  • zum eigenen Büro
  • zu den Teeküchen des Gebäudes in dem das Büro angesiedelt ist
  • zu Räumen gemäß Festlegung durch den Vorgesetzten (z. B. Seminarräume und Hörsäle)

Änderungen oder zusätzliche Bedarfe müssen über den jeweiligen Vorgesetzten über schluesselverwaltung@europa-uni.de angezeigt werden.

7. Neueinstellungen

Zutrittsberechtigungen für Neueinstellungen müssen vom jeweiligen Vorgesetzten über schluesselverwaltung@europa-uni.de angemeldet werden.
Ein Formular für diese Antragstellung wird zeitnah zur Verfügung gestellt.

8.  Lehrräume

In der Umbauphase der Gebäude werden die Seminarräume und Hörsäle geöffnet sein.

Nach Abschluss der Umrüstung werden künftig die Lehrräume dauerhaft verriegelt.
Dozierende sind für die die Öffnung und vor allem auch den Verschluss des genutzten Lehrraumes verantwortlich. 
Mit dem Verschluss des Raumes wird gleichzeitig die Technik des Raumes gesichert.

9. Ich habe mein Zutrittsmittel vergessen, was nun?

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Funktionskarten Ihres Bereiches nutzen
  • eine Tageskarte beim Dezernat IV oder beim Wachschutz im HG ausstellen lassen
  • Zutrittsmittel für die Lehrräume über den Wachschutz im HG holen

10. Verlust des Zutrittsmittels

Bitte melden Sie den Verlust Ihres Dienstausweises sofort per E-Mail an schluesselverwaltung@europa-uni.de, damit der Zutritt gesperrt wird und ein neues Zutrittsmittel erstellt werden kann.

11. Wo gebe ich den bisherigen Schlüssel zurück?
Bitte schicken Sie Ihre(n) Schlüssel in einem Umschlag mit dem Vermerk der Raumnummer und Namen des Mitarbeitenden über die Hauspost an D IV oder stecken Sie den Umschlag mit dem Schlüssel in den Briefkasten vor dem Raum AM 116.

 

Hinweise und Anregungen nimmt das Dezernat IV über d4@europa-uni.de entgegen.