Papierlose Studierendenverwaltung

Über 100 Vertreterinnen und Vertreter aus Rechenzentren und Verwaltung an deutschen Hochschulen diskutierten am 8. und 9. März an der Viadrina über Online-Lösungen für das Campus Management. Wie die Europa-Universität die Verwaltung ihrer Studierenden zunehmend digitalisiert – darüber berichtete Beatrice Eckert, Dezernentin für studentische Angelegenheiten.

„Vor einigen Jahren zeigte mein Telefon nach einer Urlaubswoche über 400 Anrufe in Abwesenheit an. Viele Studienbewerberinnen und -bewerber wollten sich erkundigen, ob ihre Unterlagen bei uns eingegangen sind“, erinnerte sich Dezernentin Beatrice Eckert. „Seit der Verlagerung des kompletten Bewerbungsprozesses auf eine Online-Plattform bekommt jeder Bewerber eine Bestätigungs-E-Mail für die eingereichten Dokumente. – Und wir erhalten deutlich weniger Anrufe“, umriss Eckert, wie sich die Digitalisierung positiv auf ihren Arbeitsalltag auswirkt.

Neben dem Bewerbungsprozess verlagert die Viadrina sukzessive auch die kommentierten Vorlesungsverzeichnisse und das Prüfungsmanagement ins Internet. „Das Sprachenzentrum war unser ,Testballon’. Wir haben sämtliche Kurse und Prüfungsordnungen online gestellt. Seitdem können sich Studierende in einem Internetportal für Einstufungstests registrieren und ihre Noten einsehen“, so Eckert. Bis Ende 2019 sollen alle Lehrveranstaltungen der drei Fakultäten, Prüfungen und Noten online einsehbar sein.

Während der Tagung tauschten sich die Teilnehmenden über Software-Lösungen in den Bereichen Studium und Lehre, Datenschutz und Datenaustausch aus. Auf dem Programm standen zudem Diskussionen über die Online-Betreuung von Promovierenden und die Kooperation mit externen Dienstleistern, etwa bei der Bewerbung ausländischer Studierender.

Die Konferenz wurde veranstaltet vom Arbeitskreis Campus Management des Vereins der Zentren für Kommunikation und Informationsverarbeitung (ZKI), dem bundesweiten Zusammenschluss von Rechenzentren deutscher Hochschulen, Forschungseinrichtungen und IT-Unternehmen. (LW)