Verwaltungsdigitalisierung an der Viadrina: Digitale Formulare mit FORMCYCLE von Xima

Spätestens durch die Corona-Krise hat sich gezeigt, wie notwendig die Digitalisierung ist – nicht nur im Bereich der Lehre, sondern auch in der Verwaltung ist sie eine große Herausforderung. Hier laufen viele Prozesse noch klassisch in Papierform, dementsprechend hoch ist das Potenzial, das sich durch die Digitalisierung bietet. Dem Thema hat sich die Viadrina seit dem vergangenen Jahr intensiv angenommen. Ein zentraler Punkt der aktuell laufenden Verwaltungsdigitalisierung ist das Dokumenten Management System (DMS). Es besteht aus verschiedenen Teilprogrammen, die nach und nach in der ViadrINFO vorgestellt werden.
Heute: Digitale Formulare mit FORMCYCLE von Xima.

Anträge ausfüllen, ausdrucken, unterschreiben, an den Vorgesetzten weiterleiten und dann per Hauspost in die Verwaltung zur Bearbeitung. So oder so ähnlich sieht das klassische Bild der Verwaltung aus. Weil es aber auch anders gehen kann, hat die Viadrina im letzten Jahr angefangen, Formulare zu digitalisieren.

Was zunächst simpel klingt ist nicht ganz einfach, denn ein analoger Antrag kann nicht eins zu eins digitalisiert werden.

Digitale Anträge müssen auch den „Verwaltungsweg“ gehen, d. h. gesamte Zeichnungswege müssen abgebildet werden. Wer innerhalb des Verwaltungsprozesses Formulare prüft und zeichnet und an weitere Abteilungen weitergibt, kann vorab mit Hilfe der Prozessdarstellungssoftware Bpanda abgebildet und überprüft werden. So können im Vorfeld auch unnötige Genehmigungsschleifen erkannt und ausgeräumt werden.

Bereits gute Resonanz auf erste digitale Anträge

Der erste Antrag, der digitalisiert wurde, ist der Beschaffungsantrag, der von allen Bereichen der Universität genutzt wird und bei dem auf Seiten der Verwaltung viele Kolleginnen und Kollegen involviert sind. Das Dezernat 3 hat nach intensiver Arbeit den Antrag im Sommer 2020 freigeschaltet, seit dem Herbst können nur noch digitale Anträge eingereicht werden.

Die involvierten Personen zeichnen seither Beschaffungsanträge mit dem Mausklick und die Weiterleitung erfolgt automatisch direkt an die richtige Stelle. Fehlerquellen – z. B. eine fehlende Unterschrift oder Zeitverlust durch den hausinternen Postweg – konnten so minimiert werden. Zudem kann der Antrag auch von außerhalb der Viadrina, etwa aus dem Homeoffice, gestellt werden. Bis jetzt wurden circa 700 Beschaffungsanträge gestellt, eine ganze Menge Papier konnte dadurch gespart werden.

An weiteren Formularen wird beständig gearbeitet. Auch bei der Impfkampagne der Viadrina, sowie bei anderen kleineren Prozessen, wie z. B. dem Anmeldemanagement von Veranstaltungen, wurden die Möglichkeiten vom FORMCYCLE schon erfolgreich eingesetzt.

Neue digitale Formulare seit kurzem online

Seit kurzem sind auch folgende Formulare online:

• Antrag auf Ausstellung eines Honorar-/Werk-/Korrekturvertrages (ab dem 1. September nur noch digital)
• Erstattung Bahncard
• Antrag auf Abschlag (für Reise- und Sachkosten)

Wenn Sie Fragen zur Digitalisierung von Formularen haben, wenden Sie sich gerne an Isabelle Blume: blume@europa-uni.de

(Isabelle Blume)